Je hebt ze hè? Van die mensen die altijd en iedere dag een groot kruis door hun to do-list kunnen zetten, want: gedaan. Niet dat die types nu zoveel harder of langer werken dan jij, ze pakken dingen gewoon handiger en effectiever aan.

Hoe dan? Andreas von der Heydt, hoge pief bij Amazon, stelde een lijstje op van capaciteiten die hoog productieve mensen hebben.

Ze streven geen perfectie na

Zo, we gooien hem er gelijk maar even in: als jij streeft naar perfectie, stop daar dan maar mee, want dat bestaat namelijk niet. Ja, in een perfecte wereld, maar we weten inmiddels, zoiets als aanslagen in Nice en volwassen mensen die geobsedeerd zijn door Pokémon GO, dat deze wereld verre van perfect is. Dus waarom zou jij dat dan wél zijn? Stop met overanalyseren en -reflecteren. Twijfelen mag, zolang je er mara niet te lang in blijft hangen. Door moet je. Door met ontwikkelen.

Ze doen de lastige dingen eerst

We snappen het hoor: dat vervelende belletje, dat ingewikkelde rapport, je wilt er niet an. En dus schuif je het voor je uit. Niet. Doen. Alles wat je ervoor in de plaats doet, wordt omlijst met een licht schuldgevoel of achterliggende (licht negatieve) gedachten, omdat je wéét dat je eigenlijk iets anders had moeten doen, of nog moet doen. Doe het als eerste, gelijk bij de start van de dag. Je bent nog helder, en dan ben je er maar vanaf.

Ze zorgen dat ze niet worden gestoord

Al die mail moét beantwoord. Je mengt je in ieder gesprek dat wie dan ook (niet eens met jou) voert. En heeft een collega een vraag? Dan weet hij of zij: bij jou komt er altijd antwoord. Emn zo laat je onbewust anderen jouw agenda bepalen. Les 1 van dit punt: leer nee te zeggen. Zeg netjes dat het je even niet uitkomt. Wil je dat voor zijn? Kondig dan aan dat je even niet gestoord wilt worden. Collega's zullen er respect voor hebben, en je laten.

Ze doen niet aan multitasking

Beter gezegd: ze doen niet aan over-multitasking. Ofwel: handig, als je veel dingen tegelijk kunt, maar zorg wel dat het werkbaar blijft. Want ook al denk je dat je alles tegelijk kunt, in wezen doe je wel vee dingen, maar zonder volle focus, en dus kan er een foutje insluipen. Uit onderzoek blijkt dat multitasken in beperkte mate aanvaardbaar is, maar dat het uitvoeren van veel taken tegelijk voor stress zorgt en zelfs tot beschadiging van je hersenen kan leiden.

Ze omarmen het minimalisme (1)

Die clean desk policy is er niet alleen voor dat de eventuele schoonmakers makkelijker een doekje over je bureau kunnen halen, een opgeruimd bureau betekent een opgeruimd hoofd. Wat er op moet? Je computer/laptop, je telefoon en één of twee relevante persoonlijke items, zeg een foto van je familie, mocht je dat willen. Ruim slechts twee lades van je kastje in met alleen de essentiële dingen, en zorg dat dat ook zo blijft. Hou dat lege bureau dagelijks bij.

Ze omarmen het minimalisme (2)

Minimalistisch geldt ook voor je werkwijze: maak snelle beslissingen: 1) onderneem actie 2) berg het op als het binnen 2 weken moet worden afgehandeld, 3) weg ermee (streef ernaar om 80% meer weg te gooien dan je nu doet, zo predikt de kenner) Maak alle notities met je telefoon of laptop, zo heb je ze altijd bij de hand.
Meld je af bij diverse nieuwsbrieven (behalve de onze), zorg dat je je nieuws bij max 5 bronnen haalt (waarvan harpersbazaar.nl er vanzelfsprekend één is) en check die bronnen max 30 minuten per dag.

Ze hakken hun werkdag in blokken

En niet alleen hun werkdag, maar ook dat wat ze doen. Hak je taken in overzichtelijke stukken. Deel je dag duidelijk in; zorg voor 10 tot 15 minuten pauze, iedere anderhalf uur, want: goed voor je concentratie )vul hem in met een wandelingetje, waarom ook niet?) Absolute no go: lunchen achter je computer. Je geniet niet van je lunch, noch komt er iets productiefs uit je handen.